3月のおすすめPick Up
企業で日々発生する来客対応。予約確認、内線連絡、情報共有、案内業務・・・気づけば受付担当者や会議主催者の時間を大きく奪っています。
こうした業務を円滑に進めるためには、来客管理と受付業務の情報連携が重要です。
会議室予約管理システム「ResourceLook」は、予約データと来客・受付管理をひとつにつなぐことで、取り次ぎ時の手間を軽減、スマートな来客対応を実現します。
本特集では、「ResourceLook」で実現できる、スマートで効率的な来客管理・受付管理の3つのポイントを紹介します。
会議室の予約運用効率化-ResourceLookとは
Microsoft 365と連携して利用ができる、会議室の入退室管理・運用効率化システムです。
Outlook（Exchange）で予約した会議室の情報とリアルタイムに連携し、会議室予約管理、来客・受付管理機能を提供します。
来客・受付管理を効率化する3つのポイント
来客情報を事前共有できる
ResourceLookの「来訪者管理アドイン」を使って、Outlookから会議予約と同時に、来訪者情報を登録できます。
来訪者の会社名や代表者名、人数などを事前に入力しておくことで、受付担当者へ情報を共有することが可能です。
受付運用に合わせて入力項目を追加
「来訪者管理アドイン」には、利用企業ごとに自由に設定できる「カスタム項目」があります。企業名や人数などの基本項目に加え、自社の運用合わせた項目を、自由に追加することが可能です。
＊カスタム項目の例
・給茶の有無/種類
・セキュリティカードの必要有無
・特別項目
これにより、会議担当者と受付担当者の情報共有を効率的に行えます。
※管理者設定画面
受付状況を一目で確認できる
受付担当者は、専用画面（ResourceLook閲覧端末）から、当日の来客予定を一覧で確認できます。専用画面へのアクセスは、IPアドレス制御やMicrosoft Entra認証に対応しているため、利用できる環境やユーザーを制限したセキュアな運用が可能です。
また、カレンダー（1日・週間）とリスト表示形式を切り替え可能。会議室利用予定は、時系列で表示するため、全体の予定を一目で把握できます。
受付の対応履歴も記録可能
受付画面では、予定ごとに受付・退館処理を行うことができ、入退館時刻の記録も可能です。さらに、担当者間の情報共有に便利な受付用項目も、利用企業ごとに自由に設定・表示できます。
＊受付用項目の例
・給茶対応済みのチェックボックス
・受付担当間で共有したい情報を記載する来客メモ欄
・セキュリティカードの番号入力欄
また、会議室利用予定一覧は、CSV出力も可能。 受付対応の記録簿として保存できます。
“スマートな受付”を実現できる
受付端末を利用することで、”待たせない受付”を実現します。エントランスにて、来訪者が受付番号を入力すると、Teams通知ボットが担当者へ直接お知らせし、受付が自動的に完了します。
受付端末利用の流れ
1. 受付番号を発行（担当者）
「来訪者管理アドイン」で来客情報を入力後、「受付番号」を発行。 同じ画面から、お客様宛にメールで受付番号を送付することも可能です。
2. 来社時に受付番号を入力（来訪者）
来社時には、お客様自身で受付端末に受付番号を入力していただきます。端末には「少々お待ちください」と表示されます。
3. 会議担当者へ来訪をお知らせ（Teamsボット）
ResourceLookの受付システム通知ボットにて、会議担当者(主催者)に、来訪を知らせる通知が送信されます。
来客対応が、よりスマートに！
ResourceLookでは、来客情報の事前共有から受付対応、担当者への通知までを一元化。来客管理と受付業務をスムーズにつなぎます。
来客管理・受付業務のストレスをゼロへ。
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30日間の無料トライアルを用意しています。トライアル期間中は、管理者および利用者向けのマニュアルを提供いたします。また、サポートチームによるメール保守もついています。
